Programa 43 – Cerimónias Scrum Remotas: sprint retrospectives e sprint reviews

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Neste episódio convidamos a Sara Santos, agile coach na Kununu, para continuar a conversa sobre cerimónias scrum remotas que começamos no episódio anterior (Programa 42 – Cerimónias Scrum Remotas). Desta vez, o tema foi focado nas sprint retroespectives e sprint reviews.

Foram mencionadas durante o episódio:

Ferramentas de quadros virtuais interactivos:

• Miro
• Metro Retro
• IdeaBoardz

Dinâmicas para sprint retrospectives:

• Thumbs up/ Thumbs down
• Speed car
• Proud & Sorry

Ideas de dinâmicas para sprint retrospectives:

• FunRetrospectives
• Retrospective Techniques for Coaches

Sobre a mudança de carreira da Sara

[00:01:28] A Sara começou por falar sobre o seu percurso profissional – já trabalhava como assistente social quando foi tirar o curso de Engenharia Informática no ISEP.

Facilitar retrospectivas remotamente

[00:09:30] Tanto a Ana como a Sara gostam muito de retrospectivas, e explicam porquê.
A Sara juntou-se à equipa da Kununu durante o confinamento. Falámos sobre como foi começar a facilitar retrospectivas remotamente, sem conhecer ninguém pessoalmente.

“O grande desafio de estarmos remotamente é ganhar a confiança das pessoas.”

A Sara descreve-as como “um momento intimo”, e que é necessário estar à vontade para falar de tudo. Revela ainda o segredo para boas retroespectivas: ter a confinaça das pessoas.

Criar momentos para conversas informais e para jogos são técnicas que a Sara tem usado para ajudar equipas a conhecerem-se melhor, especialmente para as pessoas nunca trabalharam juntas pessoalmente. Estes momentos vão também fomentar o à vontade e a confiança entre os membros da equipa.

“Water cooler” chats

[00:13:50] Pela experiência da Sara, os momentos predefinidos de virtual “water cooler” chat funcionam bem no início, mas com o passar do tempo as pessoas podem ficar cansadas e deixar de querer participar.

A escolha de dinâmicas

[00:16:15] Quisemos saber como é que a Sara escolhe as dinâmicas para as suas retros. A Sara explicou que a dinâmica deve depender do que está a acontecer. Se há uma mudança na equipa, por exemplo, alguém novo, é importante perceber o impacto dessa mudança através da forma como as pessoas se sentem. E as retrospectivas são o contexto ideal para se falar sobre isso.

As ferramentas para retrospectivas virtuais

[00:17:20] Mencionámos algumas das novas ferramentas que usamos nas retrospectivas. A Sara aconselha o Miro e o Metro Retro. Este último tem templates pré-feitos, o que pode ser interessante se não tivermos muito tempo para preparar a sessão.

No início de cada sessão, a Sara costuma fazer um warm-up/quebra-gelo para as pessoas ficaram mais animadas.

Também podem ser as equipas a facilitarem as retrospectivas

[00:21:32] A Ana fala sobre a experiência das retrospetivas na sua equipa. Como não tem Agile Coach, cada membro da equipa é responsável por facilitar uma sessão, de 2 em 2 semanas. O site funretroespectives tem várias dinâmicas e pode ser uma boa fonte de inspiração.

Tempo de preparação

[00:23:18] Desde escolher a dinâmica, a escolher a ferramenta, o template, e editá-lo para ficar adaptado à equipa e ao objetivo… Pelo menos 30 minutos, 1 hora. E ainda mais uns bons minutos para preparar o exercício de warm-up, que a Sara faz questão de ser sempre diferente de sessão para sessão.

Conversar sobre o que preocupa a equipa e criar ações

[00:25:35] Tentámos perceber se a Sara costuma planear cada retrospectiva com algum objetivo/outcome em mente. Perceber o que preocupa a equipa, e conversar sobre como minimizar essas preocupações devem ser o foco da sessão.

[00:26:35] As conversas devem culminar na criação de ações que possam ser implementadas com o objetivo de mitigar as preocupações.

As ações podem ser atribuídas a indivíduos ou a toda a equipa. A Sara dá alguns exemplos.

A revisão das ações deve ser feita com alguma frequência.

Gerir a frustação e desmotivação

[00:32:01] Falámos sobre a importância de cumprir o horário da reunião. Deve ser uma sessão muito focada, visto que é uma cerimónia que pode gerar aborrecimento ou frustrutação se não houver tempo para falar sobre o mais importante. Isso faz com que as pessoas fiquem cansadas e desmotivadas.

Como facilitadora, a Sara é também gestora de tempo. Às vezes é preciso cortar a palavra para manter a sessão focada.

Retros sobre projetos

[00:37:47] As retros em relação a projetos que envolvem diferentes equipas são úteis para tirar lições e aprendizagens para projetos seguintes. Pode ser criada uma timeline com momentos chave, e em cada momento é discutido o que correu bem e o que correu mal.

Também faz sentido fazer retros noutros departamentos sem ser tech.
E ainda retros em guilds / grupos de interesse (ex: backend, QA, performance,…).

[00:40:21] Dica para retros que envolvem um grande número de pessoas: pedir tópicos antecipadamente, e fazer uma votação. Começar a discussão pelos mais votados, pois serão esses os assuntos mais importantes.

Sprint reviews

[00:41:29] De uma forma muito simplista, as sprint reviews consistem em demos aos stakeholders no final de cada sprint. Pela experiência da Sara, nas equipas em que existe um representante dos stakeholders – geralmente o product owner -, o feedback é dado por ele durante o sprint, não havendo necessidade de esperar 2 semanas.

[00:43:32] Na Kununu, não existem sprint reviews. Mas existe uma sessão semanal em que as pessoas se podem inscrever para demonstrar uma funcionalidade ou ideia. Esta sessão é pública e aberta a toda a empresa.

Audiência passiva em video-chamadas

[00:51:36] Concordámos que as reuniões com audiência passiva, sem feedback, são difícies e podem mesmo vir a ser constrangedor para o orador/facilitador. Pode ser necessário apelar à apresentação da audiência. A câmara ligada pode ajudar a receber feedback.

Manter a câmara ligada nas retrospetivas é fundamental.

[00:56:02] O Vítor partilha que regra geral a câmara está ligada em todas as comunicações, dentro e fora da equipa. Em chamadas com clientes, usa a câmara ligada, pelo menos no início, para sensibilizar/encorajar os clientes para usar câmara também. A nossa linguagem verbal representa apenas cerca de 10% da nossa comunicação.

Perguntas Rápidas

• Expectativas para os próximos 12 meses a nível de web?
  Adaptação das empresas e procura de oportunidades, dependendo das necessidades do mercado, tal como estamos a assistir agora com a adaptação das empresas à situação do COVID-19.
• Qual a app mobile que não dispensarias?
  LinkedIn, WhatsApp, Educabiz – app da creche do seu filho
• Qual a ferramenta de desenvolvimento/produtividade mais indispensável para o teu dia-a-dia?
  Meet, Slack, Miro
• Um podcast ou livro fundamental?
  Livro: Radical Focus: Achieving Your Most Important Goals with Objectives and Key Results (OKRs)
• Conferência a não perder?
  Agile Connect e aderir remotamente aos meetups locais
• Sugestão de próximo convidado?
  Vânia Gonçalves, fundadora das Geek Girls Portugal e Mike Sousa, Agile Coach na Kununu

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