Programa 41 – Processos de onboarding nas empresas

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Neste episódio falámos com os nossos convidados Carlos Silva, CTO na Bind, e Jorge Costa, Software Engineer na Automattic, sobre as suas experiências em processos de onboarding.

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• Sobre a Bind, empresa onde o Carlos Silva trabalha atualmente como CTO: Programa 29 – Beatriz Oliveira – Modern Workplaces, desenvolvimento de produto e criação de redes de parceiros

O processo de onboarding começa no recrutamento

[00:01:00] O Carlos explica que o um processo de onboarding começa no recrutamento e partilha como é feito o onboarding na empresa onde trabalha, a Bind.

[00:04:15] Devemos começar pelo tipo de tarefas que a nova pessoa da equipa vai encontrar ou pelos objetivos e cultura da empresa? O Carlos explica porquê que, na sua opinião, é o segundo.

Tarefas assinaladas como “Good first issue”

[00:05:45] O Jorge conta-nos que na Automattic existem tarefas com a tag “Good first issue” ou code reviews “Good first review” para que novas pessoas tenham a oportunidade serem produtivos o mais rápido possível. Defende que existem dois processos de onboarding distintos, o onboarding numa empresa e numa equipa.
Projetos bem documentados e facilidade de configurar a máquina para rapidamente ter os projetos a correr são factores muito importantes. Mencionou também a importância de um mentor.

[00:10:35] A Ana partilha a sua experiência num processo de recrutamento em que teve que fazer pair-programming com uma pessoa da suposta nova equipa, e considera isso importante para facilitar o onboarding. Ter tido contacto com a equipa anteriormente ajuda a quebrar o gelo no primeiro dia.

[00:12:38] O Jorge partilha que na Automattic existe uma etapa de trial no final do processo de recrutamento e antes da contratação, em que a pessoa fica à experiencia, para se perceber se o candidato é um bom match.

Orientação, supervisão, acompanhamento e treino

[00:15:00] A Ana cria um cenário hipotético, em que trabalhávamos todos juntos e tínhamos um novo colega a começar na próxima segunda-feira – o que faríamos?

O Vitor alerta que segunda-feira pode não ser o dia mais adequeado, devido à carga de reuniões que tem.

O Carlos diz que o planeamento da Bind é feito à sexta, por isso segunda-feira funciona para ele. Para o Carlos, orientação, supervisão, acompanhamento e treino são 4 pilares fundamentais. Menciona que também colocaríamos na secretaria do novo colega um “welcome gift” (por exemplo, um caderno e uma t-shirt da empresa), para além do seu computador.

[00:21:07] O Jorge diz que na Automattic, quando há uma nova contratação já se assume que a pessoa conhece as tecnologias com que vai trabalhar. Na primeira semana é feito apoio ao cliente para conhecer as dificuldades dos utilizadores. Depois começam pelas tarefas mais simples.

[00:24:50] A Ana descreveu o seu primeiro dia na empresa onde trabalha. Falou na importância da contribuir logo desde a primeira semana, e da motivação que isso gera.

Caraterísticas de um mentor

[00:30:15] Procuramos saber quais são as características de um mentor. O Carlos menciona o conhecimento sobre o produto, e conhecer bem a visão da empresa. Idealmente um mentor deve ainda saber comunicar, ensinar, ter bom conhecimento técnico.

Envolvimento do CEO no processo

[00:33:30] O Carlos menciona a importância do CEO no processo de recrutamento e seleção. A estrutura 360º de uma empresa ajuda na eliminação de camadas de comunicação.

Onboarding numa empresa distribuída

[00:35:06] O Jorge mencionou especificidades do onboarding numa empresa distribuída como a Automattic. Um novo membro terá que ser alguém com experiência técnica e autonomia. Ter uma vida social fora do trabalho também deve fazer parte do perfil, visto que há pouca ou nenhuma interação humana numa empresa distribuída.

[00:39:05] Voltando às características de um mentor, a Ana acha importante que um mentor seja alguém que tenha disponibilidade, empatia e que quer genuinamente ajudar a nova pessoa a ser bem sucedida na empresa. O Carlos acrescentou a importância de um mentor ter skills de comunicação e de passar confiança ao novo membro, para que ele não tenha receio de fazer perguntas.

Coerência dos processos de onboarding numa empresa

[00:42:00] Chegamos à conclusão de que há padrões que são usados nas empresas de IT, que o onboarding da empresa em si deve ser igual, independentemente do departamento, equipa ou produto em que a pessoa vai ser inserida. Já o onboarding num produto ou projeto pode ser adaptado à equipa.

Quando é que o processo está terminado

[00:45:21] Por fim, o Vítor desafia-nos a refletir sobre quando é que podemos dizer que o processo de onboarding está concluído, e quanto tempo é que isso demora.

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