Dica 239 | Gestão de tarefas e projetos com o Evernote

Diário de um elefante

Nesse episódio explico como é meu trabalho diário nesse cadernos e como organizo as coisas usando a área de atalhos, busca avançada, regras de gramática e uma série de outros recursos do Evernote.

Controlo as minhas tarefas pessoais e profissionais via Evernote desde de 2012, mas já mudei a forma de fazer isso algumas vezes. Recentemente modifiquei parte dos procedimentos e achei importante gravar o vídeo abaixo (no final do artigo) para compartilhar as novidades com você.

Conteúdo Complementar

• Será que a Técnica Pomodoro realmente funciona?

• Técnicas de busca avançada para encontrar tudo no Evernote

• Siga esses passos e o Evernote vai trabalhar para você

• Como configurar o Gmail para encaminhar alguns e-mails para o Evernote

• Crie filtros no Gmail com múltiplos endereços de email

• Será que faz sentido organizar tudo o tempo todo?

• Segredos do Gustavo Faria para automação do Evernote

No vídeo da semana passada expliquei que uso Cadernos do Evernote para dividir minhas atividades. Cada um deles contém tudo que preciso para trabalhar e vou passando de um para o outro ao longo do dia. Além disso, para facilitar as coisas, os Cadernos nos quais e trabalho com mais frequência estão na área de Atalhos do meu Evernote.

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São eles: 2do, Alunos, Clientes e Dicas. E abaixo desses, tenho outros tipos de informação: Checklist dos vídeos, Reutilizáveis, Pagar, Comprar, Novos Patreon, Dados da Empresa e Arquivo.

Em 2do estão minhas tarefas mais genéricas. Por exemplo, uma das Notas desse Caderno é minha lista de compras. Mas qualquer coisa que eu tenho que fazer vai pra lá: um e-mail que eu preciso responder, uma ideia para um novo projeto, uma ligação, enfim, qualquer tarefa.

Já Alunos, Clientes e Dicas, funcionam de forma muito parecida. Em Dicas estão todos os conteúdos do podcast, YouTube, blog etc. Todas as ideias vão para lá e futuramente a pauta é preparada dentro de cada Nota.

Alunos e Clientes são idênticos em formato. Apenas dividi em dois Cadernos por conta da relação que é um pouco diferente. Para meus alunos, uso uma Nota para cada um e vou alimentando elas a medida que vamos evoluindo nas aulas. Faço a mesma coisa com as empresas, que ficam no caderno Clientes, mas cada cliente tem também um caderno Business para onde vai todo conteúdo da minha relação com ele: contratos, levantamentos, imagens etc.

A propósito se você é um profissional liberal ou pequeno empresário e está com a sensação de que o trabalho não está rendendo, entre em contato.

Quando vou trabalhar, passo os olhos primeiro nesses 4 Cadernos um por um e vou trabalhando no que defini como atividades daquele dia. E como faço isso? As Notas que escolhi previamente para trabalhar estão marcadas com Lembretes. Dentro de cada uma dessas Notas eu tenho um esquema de organização que me ajuda a saber o que fazer e ao mesmo tempo elas guardam um histórico do que já aconteceu. Mas isso vou deixar para um outro vídeo.

A pergunta é: como escolher o que é prioritário? Existe uma regra que funciona muito bem para desenvolvimento de software que é a seguinte: 80% do valor está em 20% das funções. Portanto, em se tratando de software me parece óbvio por onde começar. Mas e o resto?

Não acredito que existam estudos estatísticos tão detalhados para tudo que fazemos na vida, mas me parece ser bem sensato usar uma regra semelhante. Ou seja, o que gera mais valor, vem primeiro.

E quando digo valor, não estou me referindo só ao valor financeiro. Pode ser algo que agrada seus filhos, que fará o cliente mais satisfeito, que deixará a esposa ou o marido feliz e assim por diante. Portanto, acredito que é razoável acreditar que na maioria das vezes você consegue identificar o que tem mais valor.

Os outros conteúdos da área de atalhos são Notas, Etiquetas e regras de gramática. Vou deixar os detalhes dessa parte para outro vídeo também, mas já falei sobre o assunto em outros momentos. Dê uma olhada na relação de conteúdo complementar que incluí no início do artigo.

A grande mudança fiz recentemente foi mudar meu Caderno padrão. Antes tudo chegava automaticamente no 2do, mas agora tudo chega no Arquivo. Tudo que vem automaticamente do Gmail e outras coisa que capturo como notas fiscais, comprovantes de pagamento, cartões de visita etc. vai tudo para lá. Também eliminei diversos Cadernos seguindo o que sugeri no vídeo explicando quando faz sentido organizar as coisas. Já assistiu esse vídeo? Assista.

E para tudo que eu preciso encontrar com frequência, uso as regras de Gramática. Por exemplo, toda vez que alguém se torna um novo Patreon, o e-mail via para o Caderno Arquivo e uma regra de Gramática me ajuda a encontrar essas pessoas para mencionar aqui no vídeo. O mesmo acontece com os pagamentos que tenho que fazer todo mês.

Assista o vídeo abaixo para entender melhor o processo e ter acesso a conteúdo adicional.

Gostou do vídeo? Por favor, clique no like, compartilhe e se ainda não está seguindo, siga o Canal para não perder nada. Estou publicando ao menos um vídeo como este por semana.